Firmengeschichte

Die RoCas GbR ist ein Unternehmen, dass 1999 von Guido Rochow und Astrid Casteel zwei Informatikstudenten gegründet wurde. Grundidee dieser Unternehmung war es, auch für kleine und mittelständige Unternehmen angepasste Soft- und Hardwarelösungen anzubieten, die genau auf den Arbeitsplatz abgestimmt sind. So bieten wir Unternehmen eigens für bestimmte Arbeitsbereiche Software an, die von uns programmiert wurde und auch durch uns betreut wird. Nicht nur Schulungen für die Mitarbeiter, sondern auch Vor-Ort-Service gehören natürlich dazu.

Schnell bemerkten wir, dass diese Idee gut ankam, aber unsere Kunden wollten neben der Software auch die passende Hardware aus einer Hand. So wuchs unser Unternehmen und wir nahmen die Bereiche Hardwareverkauf, Reparatur, Aufrüstung und vor allem die Einrichtung neuer Firmennetzwerke und deren Administration mit auf.
Im weiteren Verlauf kamen die Webseitenentwicklung und Pflege, sowie die Grundinstallation und Einrichtung von Shopsystemen, sowie Schnittstellenprogrammierung und Appentwicklung hinzu.
So können wir den IT Bereich kleiner und mittelständiger Unternehmen komplett abdecken.

Die grundsätzliche Idee

Haben Sie auch in Ihrem Betrieb Arbeitsabläufe, die weder durch Ihre Warenwirtschaft, noch durch Word, Excel oder ähnliche Programme abgebildet werden können und eigentlich viel schneller und besser funktionieren würden, wenn man eine Schnittstelle und / oder ein kleines Programm dafür hätte?

Sind Sie auch schon an diese Grenzen gestoßen und sehen Sie, wie man dadurch Arbeitszeit einsparen, oder aber die betrieblichen Abläufe auch im Sinne der Kunden optimieren könnte?

Genau für solche Fälle haben wir schon sehr viele kleinere Programme und Apps entwickelt, die genau auf den Workflow des jeweiligen Unternehmens angepasst sind und Menschen die zuvor, durch schlecht abgebildete Abläufe, mit Ihrer Arbeitet überlastet waren, ein durch diese Programme gut beherrschbares Pensum ermöglicht. Ebenso konnten weitere Erleichterungen und Vorteile geschaffen werden, wie die Auffindbarkeit in der Ablage bzw. optischen Archivierung oder aber in der Schnelligkeit der Kundeninformation bzw. der Weitergabe zwischen verschiedenen Abteilungen. Dabei amortisieren sich solche Projekte meist innerhalb von wenigen Monaten und bislang haben wir es erreicht, dass die Menschen die damit arbeiten sehr glücklich mit ihrem neuem Programm waren und sich in Ihrer Arbeit verstanden und unterstützt fühlten.

arbeitsstau.png
hilfe.png

Als Beispiel unser erstes Projekt für ein renommiertes Bekleidungsunternehmen aus Mönchengladbach:

Postman: Entwickelt im Jahre 1999 schloss es eine Lücke, die zuvor die Bearbeitung abgelehnter Reklamationen zur Farce machte. Die Warenwirtschaft bildete zwar in optimaler Weise die Gutschriftserstellung ab, nicht aber die Abwicklung einer nicht berechtigten Reklamation. Hier wurde zuvor mit Word ein Ablehnungsschreiben erstellt, ein Lieferschein händisch ausgefüllt auf einem Durchschlagspapier und ein Paketaufkleber mit der Schreibmaschine getippt. Gut, es war das Jahr 1999, aber weder die Buchhaltung noch der Vertreib wussten, welche Retouren nicht akzeptiert wurden und konnten dies am Telefon auch nicht mit dem Kunden erörtern, so kam es zu gehäuften Anfragen, die auch der Kundenservice nur an der Papierablage umständlich nachvollziehen konnte, weil es keine Möglichkeit gab das Datum der Ablehnung, oder die Tatsache, dass eine Reklamation zurückgeschickt wurde, zum Kunden zu erfassen. Außerdem war diese Bearbeitung zeitraubend und somit nur in außergewöhnlichen Fällen lohnend, obwohl man schon aus Gründen der Gewährleistung viel mehr hätte ablehnen müssen.

Ein Zustand der für die Mitarbeiter belastend und auch für die Kunden nicht zufriedenstellend war, weil wiederum der Kundenservice wenig Zeit für andere wichtige Dinge hatte.

So erstellten wir ein Datenbankbasiertes Programm mit einer Kunden-  und einer Artikeltabelle in der auch die Reklamationsnummer und Datum des Kunden eingetragen werden konnte und somit anhand eines Suchfilters nach dieser Nummer in Sekundenbruchteilen gesucht werden konnte. Ebenso das Datum der Reklamation, der Grund der Rücksendung, usw.

Mit diesem Programm war es dann möglich, einen Lieferschein zu erzeugen, der alle wichtigen Daten enthielt, sowie den Paketaufkleber. Ebenso konnten diese Dokumente als PDF erzeugt auf Netzlaufwerken auch dem Vertrieb und der Buchhaltung zur Verfügung gestellt werden, als eine Art optische Archivierung. Natürlich konnte jeder Mitarbeiter die PDF auch ausdrucken und sehr schnell dem Kunden auf Nachfrage zur Verfügung stellen.  Ebenso wurde die Arbeit mit Word deutlich durch Autotexte und Sprungmarken verbessert, so konnten diese Schreiben genauer auf den Reklamationsfall abgestimmt und deutlich schneller aber auch individueller erstellt werden. Dies führte zu einer Zufriedenheit aller beteiligten und einer deutlichen Entlastung der Mitarbeiter im Kundenservice und amortisierte sich in drei Monaten.

Die Zufriedenheit des Unternehmens ging sogar soweit, dass man sofort das nächste Programm für einen weiteren total überlasteten Arbeitsplatz bestellte. Hier ging es um Abliefernachweise.

Auch diese Arbeit konnte weder mit Hilfe der Warenwirtschaft noch mit anderen Programmen von einer Person innerhalb eines normalen 8 Stunden Tages bewältigt werden, weil dieser Arbeitsablauf nicht ab bildbar war. Kunden warteten auf Antworten und wurden natürlich unzufrieden. Ebenso wurden dann kleinere verlorengegangene Lieferungen aus Zeitmangel gutgeschrieben. Aber auch für die Mitarbeiterin war dies ein belastender Zustand, so kann Arbeit kaum Spaß machen.

Hier gingen wir mit einer ähnlichen Methodik vor, wiederum mit einem Datenbankbasierten Programm, allerdings kamen hierbei natürlich mehr Tabellen zum Einsatz, denn auch die Spediteure und Logistikunternehmen mussten eingepflegt werden. Allerdings konnten wir hier eine Textverarbeitung einbinden, die bereits Standardschreiben enthielt und mit den Informationen aus der Datenbank vervollständigt zu fertigen Schreiben an den Versender, bzw. für den Kunden erzeugt wurden. Denn in diesem Fall war es tatsächlich so, dass nur acht unterschiedliche Schreiben benötigt wurden, die zuvor mit Hilfe von Word "ausgefüllt" wurden, indem man die alten Informationen (Artikel, Rechnungsnummer, Stückzahl, usw.) durch die neuen überschrieb. Hier konnte es durch die Überlastung auch vorkommen, das mal ein Parameter in einem solchen Schreiben vergessen wurde und die Informationen somit natürlich nicht stimmig waren, was zum einen für den Kunden ärgerlich war und nicht professionell aussah, für den Versender aber dazu führen konnte, dass er nicht in der Lage war die Sendungsverfolgung aufzunehmen. Die Mitarbeiterin konnte aber auch mit Hilfe des neuen Programms namens "SpeddyCon" ablesen, wie weit denn die Sendungsverfolgung des Versenders ihren Lauf genommen hatte und falls dieser sich sehr lange Zeit nahm auch nachhaken.

erfolg.png

Alles in allem schafften es beide Programme sich in sehr kurzer Zeit zu amortisieren, viel wichtiger aber noch, die Kunden wurden sehr schnell bei Verlust einer Sendung entschädigt und zufriedengestellt und die Logistiker wurden bei Beschädigung oder Verlust in die Pflicht genommen. Ebenso konnte die Buchhaltung und auch der Vertrieb auf diese Daten zugreifen. Beide Programme wurden viele Jahre bis zur Ablösung der alten Warenwirtschaft sehr erfolgreich und ohne eine Störung oder Absturz eingesetzt.

Später folgten größere Projekte und eigene sehr erfolgreiche Produkte, wie z. B. die RoCas Heilpraxis, ein Praxisverwaltungs- und Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker und Therapeuten mit Privatliquidation.
Seit 2005 kooperieren wir mit der CTO Software GmbH Aachen und bieten Programm-, Schnittstellen- und Appentwicklung ergänzend zum bestehenden Produktportfolio an.
Dabei steht eine intuitive und übersichtliche Bedienbarkeit im Fokus unserer Arbeit, denn Programme sollen Arbeit erleichtern und optimieren, sie sollten niemals Prozesse komplizierter als nötig darstellen. Der Anwender wird durch ein optimales Programm produktiver und trotzdem entlastet. 
Hierbei enstehen oftmals Produkte, die eine spezielle Lösung für den betreffenden Betrieb sind, aufbauend auf eine bestehende Warenwirtschaft, Verwaltungs- oder Buchhaltungsprogramme. Wir setzen genau da an, wo Standardsoftware Ihre Bedürfnisse nicht ausreichend abddeckt.

Das macht uns aus:

Software development and Hardware solutions
© 2018 by RoCas GbR. All Rights Reserved.
Cookies erleichtern die Bereitstellung unserer Dienste. Mit der Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden.
Weitere Informationen Ok